PUBLICATION
MANAGEMENT
意見交換会事例集

・コロナ禍の影響で多くの学会がwebと現地のハイブリッドで開催され、発表資料も学術集会開催の2～3週間前の登録が求められた。

・発表資料作成の期限が前倒しとなる傾向の中で、必要な著者の最終承認がそろわず、例外的に事後承認を取らざるを得ないことがあった。

・コロナ禍以降も、継続して発表資料への録画/音声の貼付や事前登録を求める学会がある。

・学会発表資料の著者承認はどのように進めているか。

・最終承認までの著者のレスポンスの状況を考慮し、最終承認依頼の際に、筆頭/責任著者の合意のもと、返信がない場合は承認したものとみなす旨の説明を付記して、依頼発信をする場合もあった。しかしながら、この対応はやむを得ない場合の運用である。

・投稿期限、発表時期が決まっている学会資料の作成では、コロナ禍以前にも、著者のレスポンスが得られにくい事態はあった。それゆえ、発表資料作成に着手する前の段階で、全ての著者から作成計画の共有と期限を遵守することへの合意を得ておくこと、最終の著者承認への対応は、著者の責任として必要であることを強調することが重要。

・学会前の繁忙な時期に、外部著者への資料確認の依頼や、発表著者への録画/音声準備への協力を仰ぐためには、可能な限り事前に、想定される状況を把握して頂くことが効果的。

・期限がある中で外部著者の反応が得られない場合、メールでのリマインドだけでなく電話や訪問等、可能な手段を講じることもある。